Répartir une succession

Comprendre le parcours

Le module Successions aide les membres d’une organisation à exprimer leur intérêt pour des biens, sans être influencés par les choix des autres. Une succession rassemble les objets à répartir. L’administrateur crée ensuite un ou plusieurs tours, chacun consacré à un sous-ensemble d’objets.

Pour chaque tour, les membres attribuent une note entière de 0 à 10 à chaque objet présenté :

Les choix individuels restent privés pendant toute la durée du tour. Une fois le tour fermé ou arrivé à échéance, l’administrateur peut consulter la matrice des notes et la synthèse des intérêts.

Créer et préparer une succession

Dans l’organisation concernée, ouvrez Successions, puis créez une succession avec un titre et, si besoin, une description générale. Ajoutez ensuite les objets à répartir un par un.

Pour chaque objet, renseignez un titre et une description utile à la décision : état, dimensions, provenance ou toute information qui permet de le distinguer. La description accepte le Markdown.

Vous pouvez aussi ajouter plusieurs photos depuis la fiche de l’objet. Elles sont stockées par le module de fichiers de l’organisation. Le fil de commentaires de l’objet permet de centraliser les précisions et les échanges avant l’évaluation ; il ne modifie pas les notes.

Préparez les descriptions et les photos avant d’ouvrir un tour : les membres doivent pouvoir comparer les objets avec les mêmes informations.

Organiser un tour d’évaluation

Depuis la succession, choisissez Créer un tour. Donnez-lui un nom explicite, par exemple « Premier choix » ou « Mobilier du salon », puis sélectionnez les objets à présenter. Un objet peut être proposé dans plusieurs tours si votre méthode de répartition le nécessite.

Ajoutez une date limite lorsque vous souhaitez fermer automatiquement le tour. Sans date limite, seul un administrateur le ferme manuellement. Tant qu’un tour est ouvert, les membres peuvent enregistrer ou modifier leurs propres notes, sans voir celles des autres.

Un administrateur peut fermer un tour avant la date limite. Il peut également le rouvrir : les notes existantes sont conservées, le tour redevient modifiable et sa date limite est retirée.

Évaluer les objets

Ouvrez le tour depuis la succession. La page affiche d’abord deux listes : Mes choix, qui récapitule les objets déjà évalués, et Objets à évaluer, qui ne contient que les objets restant à noter.

Sélectionnez un objet pour ouvrir sa fiche d’évaluation. Vous y retrouvez sa description et ses photos. Réglez le curseur de 0 à 10, puis choisissez Enregistrer et continuer : votre note est enregistrée et l’application vous conduit vers le prochain objet qui n’a pas encore été évalué.

Vous pouvez modifier une note tant que le tour est ouvert. Dans Mes choix, sélectionnez l’objet concerné, ajustez le curseur et enregistrez à nouveau. Après la fermeture ou l’échéance, vos choix restent visibles depuis cette liste et depuis la fiche de chaque objet, mais ils deviennent non modifiables.

Consulter les résultats

L’administrateur accède aux résultats d’un tour fermé ou arrivé à échéance. La synthèse distingue :

• les objets avec un seul intérêt exprimé, c’est-à-dire une seule note strictement supérieure à 0 ;
• les objets avec plusieurs personnes intéressées ;
• les objets sans intérêt exprimé.

La matrice des préférences présente les objets en lignes et les membres en colonnes, avec chaque note enregistrée. Sur la fiche de la succession, une matrice visuelle du dernier tour terminé positionne les avatars sur une échelle de 0 à 10. La fiche de chaque objet propose également sa matrice détaillée pour ce même dernier tour.

Une note à 0 est bien conservée dans la matrice ; elle signifie simplement qu’elle ne compte pas comme un intérêt dans la synthèse.

Gérer les droits et les états

L’administrateur de l’organisation dispose de tous les droits sur les successions de son organisation : création, modification, suppression des successions, objets et tours, gestion des photos, fermeture ou réouverture des tours et consultation des résultats. L’administrateur global dispose des mêmes droits dans toute organisation.

Les autres membres voient seulement les surfaces auxquelles leurs droits organisationnels leur donnent accès. En particulier, la confidentialité des préférences est appliquée côté serveur : un membre ne peut jamais consulter les notes des autres pendant un tour ouvert.

Bonnes pratiques

• Créez des tours courts et thématiques plutôt qu’un unique tour avec trop d’objets.
• Indiquez une date limite et prévenez les participants avant de l’ouvrir.
• Utilisez les commentaires pour résoudre les questions factuelles avant la clôture.
• Ne considérez pas la synthèse comme une attribution automatique : elle aide à identifier les accords simples et les objets à discuter.
• Fermez le tour lorsque toutes les notes utiles sont renseignées, puis utilisez la matrice comme support de décision collective.